Protocol incheiat intre Agentia Nationala de Castru si UNNPR privind Metodologia de incasare a tarifelor de publicitate imobiliara
In Monitorul Oficial nr. 645 din 21 octombrie 2013 a fost publicat Ordinul nr. 1009/2013 al Presedintelui Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara pentru aprobarea Protocolului privind Metodologia de incasare si virare a tarifelor de publicitate imobiliara incheiat cu Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania.
1. Premisele Metodologiei de incasare si virare a tarifelor de publicitate imobiliara
1.1. Notarul public, in sensul aplicarii prezentei metodologii:
a) completeaza cererea prin care se solicita prestarea serviciilor de cadastru si/sau publicitate imobiliara, in conformitate cu regulamentul in vigoare privind inscrierea in evidentele de cadastru si carte funciara;
b) incaseaza tarifele pentru cererile avand ca obiect furnizarea serviciilor prestate de Agentia Nationala si unitatile sale subordonate, in numele si pe seama Agentiei Nationale, pe chitantiere ale acestei institutii sau pe bonuri fiscale proprii, in contul biroului notarial prin ordine de plata ca urmare a viramentelor efectuate, prin mijloace electronice de plata, sau orice alte modalitati prevazute de lege;
c) la solicitarea beneficiarului, pentru tarifele incasate conform lit. b) elibereaza factura cu datele de identificare ale Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara. Pentru aceste tipuri de incasari, factura se elibereaza exclusiv de catre notarul public;
d) asigura securitatea si confidentialitatea datelor/documentelor gestionate;
e) transmite documentatiile catre oficiile teritoriale.
1.2. Operatorul de inregistrare, salariat al oficiului teritorial, isi desfasoara activitatea in cadrul oficiilor teritoriale sau BCPI/BRP si are ca atributie urmatoarele obligatii:
a) introduce documentele primite spre inregistrare conform procedurilor aprobate, instruirilor si instructiunilor efectuate de catre personalul specializat, comunicate in scris;
b) daca la introducerea documentelor primite spre inregistrare constata modificari de statut ale notarilor publici fata de datele incarcate in aplicatia informatica, incunostinteaza delegatul notarului public in vederea actualizarii bazei de date. Astfel, cererea se va inregistra numai dupa actualizarea bazei de date;
c) verifica corectitudinea datelor inscrise, respectiv inregistrarea completa si exacta a informatiilor cuprinse in documentele justificative de incasare (chitanta sau bon fiscal), in cerere si in oricare alte documente ce fac obiectul acesteia, dupa caz;
d) verifica concordanta dintre serviciile solicitate in cerere si codul aferent acestora;
e) asigura securitatea si confidentialitatea datelor/documentelor introduse;
f) elibereaza documentatiile solutionate, dupa caz.
2. Descrierea metodologiei
2.1. Incasarea in numerar de catre biroul notarial pe chitantele puse la dispozitie de catre Agentia Nationala sau pe bonuri fiscale proprii, prin virament in contul biroului notarial prin ordin de plata, mandat postal, mijloace electronice de plata sau orice alte modalitati de virament prevazute de lege.
a) Avand in vedere reglementarile in vigoare, notarii publici incaseaza pentru serviciile ce urmeaza a fi prestate de catre oficiile teritoriale, tarifele stabilite prin acte normative. Aceste tarife pot fi incasate de catre notarul public astfel:
(i) in numerar, la casierie eliberand solicitantilor documente de incasare justificative: chitanta cu datele de identificare ale Agentiei Nationale sau bon fiscal propriu;
(ii) prin virament, in contul biroului notarial, pe baza instrumentelor de plata utilizate in sistemul bancar, inclusiv mijloace electronice de plata, mandat postal, sau orice alte modalitati prevazute de lege.
b) Notarul public va depune documentatia la oficiul teritorial prestator al serviciului, in vederea procesarii acesteia, pe baza unei cereri semnate si stampilate.
c) Pentru fiecare cerere depusa se emite si se ataseaza un document de incasare unic si distinct, cu exceptia actelor juridice complexe care au ca obiect mai multe bunuri imobile ce sunt situate pe raza teritoriala a mai multor BCPI-uri (de exemplu, contractele de garantie reala imobiliara), caz in care se va elibera un singur document de incasare pentru fiecare BCPI in parte pentru toate imobilele situate in aria teritoriala a aceluiasi BCPI. In acest caz, in fiecare cerere se va mentiona valoarea tarifului aferent fiecarui imobil.
d) Orice suplimentare de tarif se efectueaza prin intermediul aceluiasi birou notarial distinct prin intocmirea unei note de completare.
e) Documentele de incasare in numerar emise de catre birourile notariale in cursul unei luni sau copia documentelor de plata care atesta viramentul in contul biroului notarial prin mijloacele descrise la pct. 2.1 lit. a) se vor depune la oficiul teritorial impreuna cu cererile aferente pana cel mai tarziu la finele zilei de 5 a lunii urmatoare.
f) In cazul in care prevederile pct. 2.1 lit. e) nu sunt respectate, atunci documentele de incasare nu sunt considerate valabile, urmand ca notarul public sa efectueze procedura de anulare sau de restituire a acestor sume.
g) Notarul public, care nu utilizeaza aplicatia informatica, poate solicita cu titlu gratuit oficiului teritorial aflat in aria de competenta a acestuia formulare cu datele de identificare ale Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara. Prin exceptie, notarul public care utilizeaza aplicatia informatica Registrul general de intrare electronic poate solicita, cu titlu gratuit, oficiului teritorial aflat in aria de competenta a acestuia un singur exemplar al formularelor cu datele de identificare ale Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara.
h) Forma si continutul minimal al documentelor justificative de incasare sunt reglementate de Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, cu completarile ulterioare, respectiv Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoane prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, cu modificarile ulterioare.
i) La finele fiecarei zile lucratoare, sistemul informatic emite automat un raport-tip, intitulat Borderoul zilnic al documentelor de incasare gestionate prin intermediul birourilor notariale, denumit in continuare anexa 1, care se transmite pe adresa de e-mail a Biroului/Serviciului economic. Anexa 1 va cuprinde toate documentele de incasare gestionate prin intermediul birourilor notariale, atat cele emise din sistemul informatic, cat si cele utilizate si emise pe suport hartie.
j) Anexa 1 se avizeaza in ordinea urmatoare de catre persoanele nominalizate:
(i) pentru viza „Certific realitatea, regularitatea si legalitatea operatiunilor“, de catre seful Serviciului publicitate imobiliara sau de catre persoana mandatata de acesta in acest sens din cadrul aceluiasi compartiment;
(ii) pentru viza de Control financiar preventiv propriu (CFPP), de catre persoana desemnata in acest sens;
(iii) din punct de vedere economic, seful Biroului/Serviciului economic sau persoana desemnata de acesta din cadrul aceluiasi serviciu;
(iv) persoana responsabila pentru organizarea si conducerea contabilitatii – ordonatorul de credite;
k) Dupa obtinerea acestor vize, anexa 1 se inregistreaza in contabilitatea oficiului teritorial de catre persoana responsabilizata in acest sens prin fisa postului.
l) Monografia contabila pentru inregistrarea in contabilitatea oficiilor teritoriale a incasarii obligatiei de plata a clientului de catre biroul notarial, pe baza anexei 1, se stabileste prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
m) In vederea inregistrarii documentatiilor, notarul public poate completa cererea utilizand aplicatia informatica.
n) In cazul utilizarii aplicatiei informatice pentru inregistrarea si validarea cererii, se vor completa toate campurile conform instructiunilor si manualului de utilizare a aplicatiei informatice.
o) Accesul notarilor publici la platforma informatica se face pe baza de parola statica sau certificat digital. Responsabilitatea actiunilor realizate in sistemul informatic, a corectitudinii datelor introduse si a efectelor juridice produse de acestea, precum si asigurarea confidentialitatii elementelor de acces in sistem apartin exclusiv utilizatorului.
p) Actualizarea sistemului informatic in timp real cu informatiile privitoare la modificarea formei de organizare a birourilor notariale, la schimbarile de statut si a datelor acestora de contact revine Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara, in baza datelor transmise de catre Uniunea Nationala a Notarilor Publici din Romania.
q) Pana cel mai tarziu la finele zilei de 5 a fiecarei luni, notarii publici care au incasat tarife de cadastru/publicitate imobiliara au obligatia de a intocmi si transmite, semnat electronic, oficiului teritorial din aria de competenta a acestuia, un raport-tip, intitulat Borderoul lunar al documentelor de incasare, denumit in continuare anexa 2.
r) Anexa 2 se intocmeste de regula in format Excel conform evidentei detinute de catre notarii publici si va reflecta toate documentele prevazute la pct. 2.1 lit. a), reprezentand tarife de cadastru/publicitate imobiliara incasate in intervalul unei luni calendaristice pentru toate oficiile teritoriale prestatoare.
s) Concomitent, la finele zilei de 5 a fiecarei luni, Agentia Nationala are obligatia generarii prin intermediul sistemului informatic a aceluiasi raport-tip, anexa 2, intocmit in format Excel. Anexa 2 se transmite prin e-mail atat birourilor notariale care au incasat tarife de cadastru si/sau publicitate imobiliara, cat si oficiilor teritoriale prestatoare.
t) Sistemul informatic va folosi pentru distributia automata a anexei 2, exclusiv adresele de e-mail disponibile in baza de date, asociate biroului notarial respectiv, pe de o parte, cat si adresele de e-mail utilizate de Birourile/Serviciile economice din cadrul oficiilor teritoriale, pe de alta parte.
u) Notarii publici si oficiile teritoriale prestatoare au obligatia verificarii reciproce a concordantei datelor cuprinse in anexa 2, conform evidentei detinute de catre fiecare parte si regularizarea eventualelor neconformitati sau neconcordante.
v) Etapa de regularizare a sumelor se efectueaza de catre oficiile teritoriale cu birourile notariale aflate in aria teritoriala a acestora, folosind orice mijloc de comunicare agreat de cele doua parti, prin confruntarea si constatarea amiabila a inscrisurilor din documentele detinute de catre acestia.
w) Etapa de regularizare se finalizeaza printr-o nota de regularizare, denumita in continuare anexa 3, semnata de catre parti, in care se consemneaza acordul sau dezacordul privind sumele aflate in discutie.
x) In eventualitatea in care biroul notarial nu transmite anexa 2, atunci oficiile teritoriale vor lua in considerare exclusiv evidenta inregistrata in sistemul informatic, iar obligatia de plata inscrisa in anexa 2 se considera a fi acceptata tacit. In mod similar, in situatia in care Agentia Nationala nu transmite biroului notarial, la finele zilei de 5 a fiecarei luni, raportul-tip avand continutul prevazut in anexa 2, obligatia de plata a biroului notarial se considera a fi acceptata tacit de catre oficiul teritorial.
y) Diferentele constatate si consemnate in anexa 3 de catre oficiile teritoriale care au efectuat etapa de regularizare se comunica oficiilor teritoriale prestatoare, in vederea inregistrarii in contabilitate.
z) Monografia contabila pentru inregistrarea regularizarilor se stabileste prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
aa) In eventualitatea persistentei dezacordului, cele doua parti au posibilitatea deschiderii unei proceduri judiciare de constatare a obligatiilor.
bb) Persistenta dezacordului nu exonereaza achitarea creantelor fiscale de catre notarul public in termenul prevazut de actele normative in vigoare, conform evidentelor detinute de catre acesta.
cc) In eventualitatea in care obligatiile de plata stabilite in urma procedurii judiciare sunt mai mari decat cele achitate de catre notarul public, atunci acesta are obligatia achitarii diferentei de debit la care se adauga si accesoriile calculate si datorate corespunzator sumei nevirate. In cazul in care notarul public a achitat sume in plus fata de obligatia de plata, atunci acestea se recupereaza in conformitate cu prevederile legale in vigoare.
dd) Tarifele incasate de catre notarii publici se achita de catre acestia prin virament pe baza instrumentelor de plata utilizate in sistemul bancar, inclusiv mijloace electronice de plata, mandat postal sau orice alte modalitati de virament prevazute de lege.
ee) Sumele cuprinse in anexa 2 se achita integral, la zecimala, intr-o singura transa, pana la data de 25 a lunii urmatoare incasarii, prin virament bancar in contul RO80TREZ 7005 032X XX00 4164 deschis pe numele Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara, CIF: 9051601. Instrumentul bancar care atesta efectuarea viramentului va contine obligatoriu codul de identificare fiscala (CIF) al biroului notarial, in vederea identificarii provenientei sumelor virate.
ff) Dupa efectuarea viramentului, biroul notarial are obligatia de a transmite semnat electronic pe adresa de e-mail a Biroului/Serviciului economic din cadrul oficiului din aria teritoriala a acestuia, detalierea instrumentului bancar conform anexei 4, iar oficiul teritorial elibereaza o adeverinta prin care se atesta ca biroul notarial nu are datorii reprezentand tarife de publicitate imobiliara incasate in perioada de referinta.
gg) Adresele de e-mail ale Biroului/Serviciului economic din cadrul oficiului teritorial se regasesc in anexa 5.
hh) In situatia in care termenele prevazute in etapele privind derularea metodologiei corespund unor zile nelucratoare sau de sarbatoare legala, acestea se vor prelungi pana la finele primei zile lucratoare.
ii) Raspunderea pentru achitarea contravalorii serviciilor prestate de catre notarul public revine biroului individual sau societatii profesionale sub identitatea caruia/careia se regaseste, dupa caz;
jj) Oficiile teritoriale vor verifica stingerea obligatiei de plata a birourilor notariale prin compararea sumelor regasite in extrasele de cont zilnice ale A.N.C.P.I. cu detalierea instrumentului bancar – anexa 4.
kk) Dupa transmiterea anexei 4 de catre birourile notariale, oficiile teritoriale au obligatia transpunerii acesteia la adresa ftp://10.0.1.38/Anexa4/OCPI/BNP/an/luna
ll) ANCPI are obligatia de a posta zilnic in intranet la adresa ftp://10.0-1.38/Extrase extrasele de cont zilnice primite de la ATCP MB
mm) Oficiile teritoriale vor inregistra in contabilitatea proprie stingerea obligatiei de plata conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
nn) In cazul neachitarii pana la data scadenta a contravalorii anexei 2, Biroul/Serviciul economic va comunica compartimentului juridic pana cel mai tarziu in data de 10 a lunii urmatoare, situatia birourilor notariale care inregistreaza creante fiscale, pe fiecare birou notarial, si va cuprinde:
(i) valoarea debitului principal;
(ii) rata accesoriilor datorate, conform Codului de procedura fiscala, modificat si completat la zi;
(iii) valoarea accesoriilor calculate la data transmiterii situatiei catre compartimentul juridic.
oo) In termen de 5 zile lucratoare de la comunicarea de catre Biroul/Serviciul economic a birourilor notariale debitoare, consilierul juridic din cadrul oficiului teritorial va demara procedura legala de recuperare a creantelor si intocmeste un document-tip, intitulat instiintare, conform anexei 6 pe care o comunica atat biroului notarial identificat cu debite, cat si Camerei Notarilor Publici la care acesta este arondat.
pp) Neachitarea tarifelor de publicitate imobiliara in termenul stabilit de actele normative in vigoare atrage dupa sine restrictionarea accesului la aplicatia informatica pana la achitarea integrala a creantelor fiscale.
qq) Oficiile teritoriale vor inregistra in contabilitatea proprie debitul restant provenit din depasirea termenului de virare, conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
rr) Oficiile teritoriale vor inregistra in contabilitatea proprie creantele fiscale conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
ss) Stingerea obligatiei de plata a accesoriilor in contabilitatea proprie a oficiilor teritoriale se efectueaza conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
tt) In cazul in care solutia dispusa de instanta de judecata este favorabila A.N.C.P.I., creanta se recupereaza potrivit legii, la achitarea acesteia efectuandu-se inregistrarile contabile conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
uu) in cazul in care solutia dispusa de instanta de judecata este nefavorabila, se efectueaza inregistrarile contabile conform monografiei contabile stabilite prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
2.2. Incasarea in numerar a tarifelor la casieria oficiului teritorial pentru cererile depuse de catre birourile notariale
a) Birourile notarilor publici pot depune cereri cu plata in numerar la casieria oficiului teritorial unde se depune lucrarea in vederea prestarii serviciului.
b) In aceasta situatie operatorul de inregistrare emite dispozitia de incasare.
c) Casierul emite chitanta si/sau la cerere factura pe numele beneficiarului.
d) La actul notarial se ataseaza si copia chitantei care atesta incasarea tarifului.
e) Aceste documente de incasare se vor evidentia in Raportul incasarilor zilnice, denumit in continuare anexa 7, ce se emite la finele fiecarei zile din aplicatia informatica, pe coduri de tarif.
f) Anexa 7 sta la baza intocmirii registrului de casa.
g) Anexa 7 se avizeaza in ordinea urmatoare de catre persoanele nominalizate:
(i) pentru confirmarea incasarilor la casierie, casierul oficiului teritorial/BCPI, dupa caz;
(ii) pentru viza „Certific realitatea, regularitatea si legalitatea operatiunilor“, de catre seful Serviciului publicitate imobiliara sau de catre persoana mandatata de acesta in acest sens, din cadrul aceluiasi compartiment;
(iii) pentru viza de Control financiar preventiv propriu (CFPP), de catre persoana desemnata in acest sens;
(iv) din punct de vedere economic, seful Biroului/Serviciului economic sau persoana desemnata de acesta din cadrul aceluiasi serviciu;
(v) persoana responsabila pentru organizarea si conducerea contabilitatii – ordonatorul de credite,
h) Anexa 7 se inregistreaza zilnic in contabilitate, la finele fiecarei zile.
i) Monografia contabila pentru inregistrarea in contabilitatea oficiilor teritoriale a operatiunilor se va stabili prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
2.3. Incasarea prin virament a tarifelor in contul oficiului teritorial prestator pentru cererile depuse de catre birourile notariale
a) Birourile notarilor publici pot depune cereri cu plata prin virament in contul oficiului teritorial prestator.
b) in aceasta situatie biroul notarial are obligatia solicitarii unei facturi proforme de la oficiul teritorial prestator.
c) Factura proforma se emite dupa inregistrarea cererii si contine datele de identificare ale oficiului teritorial prestator in vederea efectuarii platii prin virament, precum si detalierea serviciilor solicitate pe coduri de tarif.
d) La intocmirea documentului de plata, la rubrica „explicatii“ se va consemna obligatoriu numarul alocat cererii.
e) Completarea eronata sau incompleta a documentului de plata atrage dupa sine imposibilitatea corelarii cu cererea depusa.
f) In aceasta situatie suma neidentificata se vireaza la bugetul statului, iar plata nu va fi luata in considerare.
g) Pentru sumele neidentificate, virate la bugetul statului, recuperarea acestora se efectueaza in conformitate cu prevederile Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2.465/2010 pentru aprobarea Procedurii de restituire a sumelor aferente veniturilor incasate din activitatea desfasurata de autoritatile si institutiile publice reorganizate ca institutii publice finantate integral de la bugetul de stat, potrivit anexelor nr. 1 si 2 la Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autoritati si institutii publice, rationalizarea cheltuielilor publice, sustinerea mediului de afaceri si respectarea acordurilor-cadru cu Comisia Europeana si Fondul Monetar International.
h) La actul notarial se ataseaza copia documentului de plata care atesta exclusiv efectuarea viramentului aferent tarifelor (nu este atestata si incasarea acestuia). Certificarea incasarii sumei cuvenite se efectueaza de catre Biroul/Serviciul economic, prin identificarea acesteia in extrasul de cont zilnic.
i) Dupa inregistrarea cererii, documentatia se preia pe fluxul de solutionare, iar eliberarea acesteia se efectueaza dupa confirmarea incasarii tarifului.
j) Confirmarea incasarii tarifului in extrasul de cont se solicita de catre persoana/persoanele care solutioneaza documentatia.
k) Zilnic, se inregistreaza in contabilitatea oficiului teritorial extrasul de cont.
l) Monografia contabila pentru inregistrarea prin virament in contabilitatea oficiilor teritoriale se stabileste prin procedura operationala interna a A.N.C.P.I.
m) Concomitent cu inregistrarea in contabilitate se genereaza factura pe numele beneficiarului. Factura se va comunica biroului notarial odata cu documentatia aferenta.
3. Sanctiuni
a) Neindeplinirea sarcinilor de serviciu ce deriva din aplicarea prezentei metodologii sau indeplinirea defectuoasa a acestora pentru salariatii OCPI/ANCPI atrage dupa sine raspunderea disciplinara, materiala si/sau penala, dupa caz.
b) Nerespectarea obligatiilor notarilor publici ce deriva din prezenta atrage dupa sine informarea U.N.N.P.R., precum si a Camerei Notarilor Publici unde acestia sunt arondati.
.
Prezenta lucrare, coordonata si prefatata incepand cu aceasta editie de lect. univ. dr. av. Cristina Paraschiv, propune o sistematizare a principalelor acte normative din domeniul institutiei cadastrului si publicitatii imobiliare si cuprinde, pe langa Legea nr. 7/1996, republicata, cu toate modificarile si completarile ulterioare, si alte acte normative relevante care vor permite o corecta intelegere si aplicare a legii in acest domeniu, precum Regulamentul de organizare si functionare a Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara, Regulamentul de organizare si functionare a birourilor de cadastru si publicitate imobiliara sau Protocolul de colaborare ANCPI – UNNPR.
In plus, se mai regasesc in cadrul culegerii numeroase note utile, corelatii legislative, un scurt istoric al fiecarui act, precum si note privind modificarile terminologice incidente.
.
.
